TUGAS Kelompok SIM 3
MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana penyerdahanaan
objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan
beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di perusahaan agar
mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan. Yang biasa
digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik dan konseptual.
Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwujudan manajer dalam pengambilan
keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan tersebut.
- Jenis-jenis Model
- Model Fisik
Model yang menggambarkan entity
dengan tiga dimensi. Biasanya model ini berukuran lebih kecil dari aslinya
seperti boneka, mobil-mobilan, prototype rancangan, dsb
- Model Naratif
Model yang menjelaskan entity secara
tertulis / lisan. Model ini digunakan sehari-hari seperti penjelasan tertulis
komputer, penjelasan lisan melalui sistem komunikasi.
- Model Grafis
Model yang mewakili entitynya dengan
abstraksi garis, simbol & bentuk. Seringkali disertai dengan penjelasan
naratif seperti laporan-laporan, alat pemecahan / analisis masalah seperti
flowchart, DFD.
- Model Matematis
Model Matematis digunakan dalam
pembuatan model bisnis, segala rumus matematika atau persamaan adalah model
matematis. Banyak model matematis yang digunakan oleh manajer bisnis bersifat
lebih kompleks dari pada yang digunakan dalam pelajaran matematika di perguruan
tinggi. Sebagai contoh, rumus yang digunakan untuk menghitung break-even point
(titik impas) adalah
BEP = TFC / P – C
Ket:
BEP : Break Event Point
TFC : Total Fixed Cost
P : Price
C : Cost
- Model Sistem Umum
Sistem Fisik:
Sistem fisik perusahaan yang
mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input yang
datang dari lingkungan perusahaan, terjadi suatu transformasi, dan sumber daya
output dikembalikan ke lingkungan yang sama.
Karena itu sistem fisik perusahaan
merupkan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus
sumber daya fisik.
- Arus Material
Material - material input diterima
dari pemasok bahan baku dan komponen rakitan. Material ini disimpan ditempat
penyimpanan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi. Lalu material tersebut
dimasukan dalam aktivitas manufaktur. Pada akhir proses transformasi, material
yang sekarang sudah dalam bentuk jadi, disimpan di tempat penyimpanan sampai
dikirim kepada para pelanggan.
- Arus Personil
Input personil berasal dari
lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat setempat dan mungkin dari
serikat buruh serta pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi
sumber daya manusia kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional. Ketika
berada di wilayah bidang tersebut, para pegawai terlibat dalam proses
transformasi baik secara langsung maupun tidak. Sebagian pegawai bekerja bagi
perusahaan hanya sebentar saja. Sebagian lain bekerja hingga pensiun. Fungsi
sumber daya manusia adalah memproses pemberhentiannya dan sumber daya itu
dikembalikan pada lingkungan.
- Arus Mesin
Mesin-mesin diperoleh dari pemasok
dan biasanya berada di perusahaan untuk jangka waktu yang lama tiga atau sampai
dua puluh tahun atau lebih. Namun akhirnya semua mesin dikembalikan kepada
lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan.
- Arus Uang
Uang terutama diperoleh dari para
pemilik yang menyediakan modal investasi dan dari para pelanggan perusahaan
yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan
yang memberikn pinjaman dan bunga atas investasi, serta dari pemerintah yang
menyediakan uang dalam bentuk pinjaman dan bantuan.
- Konsep Dasar Model Sistem Umum Perusahaan
Ada dua macam sistem terbuka, yaitu
yang dapat mengontrol operasinya sendiri, dan yang tak bisa. Kontrol dapat
dilakukan melalui alat yang berupa simpul yang dibuat menjadi sistem. Simpul
ini disebut simpul feedback, yang memberikan jalan kecil bagi signal dari
sistem ke mekanisme kontrol, dan dari mekanisme kontrol kembali ke sistem.
Mekanisme kontrol adalah peralatan dari beberapa jenis yang menggunakan signal
feedback untuk mengevaluasi penampilan sistem dan menentukan apakah dibutuhkan
tindakan pembetulan.
- Sistem Simpul Terbuka
Jika sebuah sistem tidak mempunya
simpul feedback atau mekanisme kontrol, maka ia disebut sistem simpul terbuka.
Tak ada feedback dari sistem tersebut untuk mempengaruhi perubahan yang penting
dalam sistem.Contoh yang tepat dari sistem simpul terbuka ini adalah pemanas
ruang listrik yang kecil. Bila pemanas ini dipasang maka ia akan mengeluarkan
panas. Ia mungkin memberi panas yang banyak atau sedikit. Ia tidak mempunyai
mekanisme pengaturan sendiri untuk memberikan temperatur ruang yang tetap.
Mungkin hanya ada sedikit perusahaan bisnis dari jenis simpul terbuka ini.
Mereka ini merupakan sistem terbuka, namun mereka tidak mempunyai feedback dan
mekanisme kontrol. Mereka dibuat dalam susunan tertentu dan tidak dapat diubah.
Jika mereka lepas kontrol, maka tak ada yang bisa dilakukan untuk memperbaiki
keseimbangannya. Ini akan mengakibatkan kerusakan sistem (kebangkrutan).
- Sistem Simpul Tertutup
Merupakan sistem yang mempunyai
simpul feedback dan mekanisme kontrol. Sistem pemanas yang dikontrol oleh
thermostat sesuai dengan diagram ini. Thermostat membandingkan suhu ruangan
dengan setting yang diinginkan dan mematikan dan menghidupkan pemanas sesuai
kebutuhan. Simpul feedback terdiri dari informasi. Mekanisme kontrol adalah
manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk
membuat perubahan dalam sistem fisik.
- Kontrol Manajemen
Manajemen menerima informasi yang
menjelaskan output sistem. Banyak laporan manajemen yang memasukkan jenis
informasi ini, yaitu mengenai volume produksi, biaya distribusi, analisis
penjualan, dan sebagainya. Karena tujuan utama perusahaan sebagai sebuah sistem
adalah menghasilkan beberapa jenis output, maka ukuran dari output merupakan
bagian integral dari kontrol sistem. Laporan penjualan dari produk yang cepat
laku. Data penjualan lengkap selama perbulannya disimpan dalam media
penyimpanan komputer, seperti pada disk magnetik atau disket, yang akan
digunakan untuk mencetak laporan pada akhir bulan.
- Pemroses Informasi
Pada pembahasan ini kita asumsikan
bahwa pemroses informasi adalah komputer. Hal ini tidak berarti bahwa model
sistem umum hanya dapat diterapkan terhadap perusahaan yang mempunyai komputer.
Model tersebut hanya dapat diterapkan pada perusahaan yang menggunakan mesin key-driven
dan metode manual.
·
Penggunaan
Model Sistem
Arus bahan melalui perusahaan
manufaktur dan kontrol yang dilakukan oleh manajer, seperti yang digambarkan
oleh model sistem umum, keduanya sangat jelas. Tidak begitu mudah untuk
menghubungkan model tersebut ke jenis perusahaan yang lain. Dalam pembahasan
dibawah ini, model tersebut digunakan untuk menjelaskan pengecer dan organisasi
yang memberikan pelayanan. Tujuan pembahasan tersebut adalah untuk menunjukkan
bahwa model tersebut bersifat umum dalam arti yang sebenarnya dan memberikan
struktur dasar untuk melakukan analisis terhadap berbagai jenis organisasi.
1.
Supermarket
Semua sumber fisik mengalir melalui
sistem fisik dari supermarket. Arus utama adalah bahan, yaitu barang grosir dan
semua item yang dijual. Arus personel terdiri dari manajer toko, klerk bagian
checkout, klerk bagian stok, dan sebagainya, yang diperkerjakan, bekerja selama
waktu tertentu, dan akhirnya keluar. Hanya ada beberapa mesin yang digunakan
dalam supermarket. Mesin pembaca kode jenis barang pada counter checkout yang
sering kita jumpai. Namun ada juga mesin yang lebih kecil, seperti kalkulator
dan telepon yang ada dalam kantor. Kita bisa memperluas katagori mesin ini
dengan menyebutkan lemari es, kotak (lemari) display, dan tempat penyimpanan
barang yang akan dijual. Arus uang kedalam supermarket diperoleh dari
pelanggan, dan arus keluarnya terutama untuk pembayaran kepada pemasok barang.
Proses transformasi dalam supermarket meliputi pembukaan kotak barang dagangan
dan penyusunan item (barang) pada rak. Transformasi ini juga meliputi penyiapan
sayur-sayuran dan buah-buahan yang segar untuk dipajangkan, pemtongan daging,
mungkin pembakaran roti kering dan penyiapan item masak. Segala aktivitas yang
membuat produk menjadi siap dan menarik untuk dijual dapat dianggap
transformasi. Elemen manajemen dalam sistem konsep terdiri dari manajer toko
dan pembantu manajer. Pemroses informasi adalah minikomputer yang ditempatkan
jauh dari area pelanggan (pembeli). Minikomputer tersebut di hubungkan ke mesin
pembaca kode jenis barang ke komputer mainframe yang berada pada kantor pusat
supermarket tersebut, mungkin berada di lain kota. Minikomputer penyimpanan ini
mengontrol mesin pembaca kode jenis barang dan melengkapinya dengan keterangan
harga dari berbagai barang. Ia juga mentransmisikan data ke kantor pusat, yang
akan menentukan item atau barang yang harus dipesan. Ia juga memberikan
statistik penjualan, dan sebagainya. Standart penampilan dari supermarket
dibuat oleh kantor pusatnya, dengan persetujuan dari manajemen supermarket
tersebut.
Manajemen toko (supermarket) mengontrol sistem fisik
dalam beberapa tingkat dengan melakukan pengamatan. Manajer selalu berada di
tempat dan dapat merespon terhadap situasi tertentu situasi tertentu. Namun
demikian, sebagian kontrol dilakukan oleh minikomputer toko yang selalu
memberikan informasi. Standart memberikan pedoman kepada manajer berkenaan
dengan tingkat penampilan yang akan dicapai. Manajer menggunakan pengamatan dan
pemroses informasinya untuk memonitor penampilan yang sebenarnya, dan
membandingkannya dengan standart. Manajer menerima laporan yang menunjukkan
item mana yang laku keras dan mana yang tidak. Manajer merespon gambaran ini
dengan mengambil tindakan, seperti mengatur jumlah pemesanan, pengalokasian
kembali ke rak, menjalankan strategi obral, dan menambah brosur dan display
untuk promosi. Laporan tersebut dapat juga menunjukkan waktu selama sehari dan
hari selama seminggu, mengenai kapan dicapai penjualan tertinggi dan yang
terendah. Informasi ini berguna untuk memperkerjakan dan menjadwal kerja
karyawan dalam memberikan tingkat pelayanan yang dibutuhkan untuk para pembeli.
Manajer menggunakan informasi dari pemroses informasi, ditambah dengan standart,
sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik, sehingga supermarket
seterusnya akan berjalan untuk mencapai tujuannya.
2. Lembaga Bantuan
Hukum
Ada banyak
perbedaan yang nyata antara lembaga bantuan hukum dan supermarket. Lembaga
bantuan hukum biasanya terdiri dari sejumlah kecil orang-orang profesional yang
telah terdidik secara khusus dan disahkan (berijasah) untuk melakukan
pekerjaannya. Pekerjaan mereka lebih ditekankan pada aktivitas mental dari pada
aktivitas fisik. Arus bahan (material) melalui lembaga ini sangat sedikit, yang
terutama hanya terdiri dari item bookkeeping, seperti bloknote resmi dan
pensil. Walaupun dengan perbedaan yang mendasar ini, lembaga bantuan hukum
dapat dideskripsikan oleh model umum yang sama seperti yang digunakan untuk
supermarket. Tiap lembaga bantuan hukum adalah sistem fisik terkontrol. Pada
lembaga yang lebih besar, kontrol dilakukan oleh beberapa orang yang disebut
partner. Tanggung jawab utama partner tersebut adalah untuk memastikan bahwa
lembaga berjalan untuk mencapai tujuannya. Tujuan lembaga bantuan hukum
kebanyakan tidak spesifik seperti halnya supermarket. Lembaga bantuan hukum
mungkin tidak mau menentukan untuk menangani sejumlah kasus tertentu atau
memenangkan sejumlah perkara tertentu di pengadilan. Namun demikian, kita
anggap bahwa untuk kelangsungan operasi diperlukan dana. Proses transformasi
pada lembaga bantuan hukum adalah proses pengubahan bahan mentah (klien yang
mempunyai masalah dengan hukum) menjadi
produk akhir (klien yang masalahnya telah diatasi). Transformasi ini dilakukan
oleh pengacara yang mewakili sebagian besar sumber yang ada di lembaga
tersebut. Seseorang dapat mengatakan bahwa informasi merupakan sumber yang
paling penting. Anda sering melihat kantor pengacara yang terdapat banyak rak
yang dipenuhi buku hukum. Namun demikian, seorang pengacara akan memberitahu
anda bahwa kunci keberhasilan bukanlah terletak pada buku, namun pada
pengetahuannya untuk mencari bahan dalam buku tersebut. Beberapa lembaga
bantuan hukum menggunakan komputer untuk memberkan informasi mengenai hukum
karena keterbatasan waktu untuk memperolehnya dari perpustakaan,. Sistem
pemanggilan (untuk mendapatkan) informasi mengenai hukum tertentu diperoleh
dari lembaga tersebut dengan cara berlangganan artikel mengenai hukum. Database
hukum diperoleh dari lokasi pusat yang menyimpan hasil kasus pengadilan.
Pengacara memasukkan perintah untuk meminta informasi kasus ke dalam terminal.
Permintaan ini ditransmisikan ke komputer sentral, tempat data dapat dipanggil,
dan kemudian ditansmisikan kembali ke kantor lembaga, dan akhirnya output
ditampilkan pada layar atau dicetak. Walaupun mungkin tidak ada standart
formal, partner akan mengetahui tingkat penampilan yang dibutuhkan, agar
lembaga tersebut berjalan dengan baik. Jika standart intuitif tidak dapat
dicapai, harus dibuat keputusan untuk mengubah sistem fisik. Jika hanya ada
sedikit masalah hukum yang diubah menjadi pemecahan (lembaga kehilangan banyak
kasus), maka bisa dipekerjakan lagi pengacara tambahan, pengacara yang sudah
ada dapat diganti, mahasiswa jurusan hukum dapat dipekerjakan sebagai
pert-timer untuk melakukan riset perpustakaan, dan sebagainya. Model umum
memberikan struktur bagi elemen dasar lembaga bantuan hukum ini. Pengacara yang
baru saja lulus dari fakultas hukum diharapkan dapat memenuhi elemen ini
walaupun ia belum pernah melakukan sebelumnya dan tidak mempunyai pengetahuan
mengenai orang-orang dan sejarahnya. Pengacara baru diharapkan memenuhi
standart yang ingin dicapai, yaitu menjadi sebuah sistem informasi yang
memberikan database hukum, dan menjadi sumber personil yang mempunyai kemampuan
untuk melakukan proses transformasi dengan cara yang dapat diterima oleh
manajemen partner dan klien.
3. Perusahaan
Manufaktur PT. Herdex Sejahtera
Persaingan yang
semakin ketat pada industri furniture, menuntut setiap perusahaan yang bergerak
pada industri ini untuk selalu mempertahankan bahkan meningkatkan kualitas
produknya. Hal ini dilakukan pula oeh PT. Herdex Sejahtera dengan berupaya
menghasilkan produk yang berkualitas tinggi dalam proses produksinya, sesuai
dengan standar yang telah ditetapkan oleh perusahaan serta keinginan konsumen.
Saat ini PT Herdex Sejahtera memiliki sistem pengendalian kualitas, yang secara
terus menerus dilakukan terhadap produk yang dihasilkannya. Pengendalian
kualitas yang dilakukan PT. Herdex Sejahtera tersebut dilakukan dari mulai
penerimaan bahan baku yang dipergunakan sampai dengan produk jadi.
Tujuan perusahaan
melakukan pengendalian kualitas dalam proses produksi furniture ini yaitu untuk
menunjang tercapainya visi dan misi dari PT. Herdex Sejahtera yang menyediakan
dan memenuhi kebutuhan furniture rumah dan perkantoran dengan perlengkapan yang
menjamin kualitas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Hal ini
dilakukan oleh PT. Herdex Sejahtera dalam upaya memberikan kepuasan kepada
konsumennya dalam mempergunakan produk furniture. PT. Herdex Sejahtera
mengharapkan konsumen-konsumenya memperoleh kepuasan terhadap produk-produk
yang dipergunakan, sehingga diharapkan konsumen melakukan pembelian ulang atau
melakukan pembelian terhadap produk-produk lainnya, yang pada akhirnya
PT.Herdex Sejahtera dapat menguasai pangsa pasar lebih luas lagi.
PT. Herdex
Sejahtera membagi hasil produksinya menjadi 2 kategori yaitu furniture dan
asesoris. Pt Herdex Sejahtera mempunyai sistem produksi yaitu input, proses dan
output, sehingga pengendalian kualitas dalam sistem produksi yang dilakukan pt
herdex sejahtera tdd tiga tahapan :
1. Pengendalian pada kualitas bahan baku (input)
Pengendalian
kualitas pada input dalam sistem produksi merupakan pengendalian kualitas
terhadap bahan baku tang digunakan daam proses produksi. Penggunaan bahan baku
merupakan salah satu faktor utama yang mempengaruhi proses produksi, dan pada
akhirnya berpengaruh juga terhadap kualitas produk yang dihasilkan. Apabila
bahan baku yang digunakan memiliki kualitas yang baik atau memenuhi standar
maka barang yang dihasilkan akan memiliki kualitas yang baik juga. Bahan baku yang digunakan oleh PT. Herdex Sejahtera ini dikategorikan
kedalam dua jenis bahan baku berupa Bahan Baku Utama, yaitu kayu jenis Pertikel
Board (Germany) dengan ukuran 150 x 250 cm, dengan ketebalan 3cm dan 1,8cm.
Bahan Baku Pembantu, yaitu Melamine Face Chipboard sebagai bahan laminated.
Pengendalian kualitas bahan baku yang diterapkan meliputi proses pengangkutan,
penyimpanan dan pengiriman ke lantai produksi, dimana bahan baku yang akan
dioah terlebih dahulu dilakukan pemeriksaan kualitas bahan baku. Berdasarkan
hasil pemeriksaan tersebut untuk memastikan bahwa kualitas bahan baku baik
bahan baku utama maupun bahan pembantu tersebut sesuai dengan standar dalam
kualitas permukaannya maka dilakukan pemeriksaan terhadap ukuran bahan baku
yang digunakan tersebut. Pemeriksaan kualitas bahan baku dilakukan yaitu pada saat suplier bahan
baku mengirim bahan pesanan untuk disimpan dalam gudang. Ketika bahan baku
datang dari supplier pemeriksaan terhadap bahan baku tersbut dilakukan melalui
beberapa tahapan, hl ini dilakukan untuk mengetahui kualitas bahan baku yang
akan disimpan digudang. Pemeriksaan tersebut terdiri dari jumlah pesana,
ukuran, ketebalan dan permukaan disesuaikan dengan pesanan. Setelah bahan baku dilakukan pemeriksaan dan disesuaikan dengan standar
perusahaan maka bahan baku diakatakan siap untuk digunakan dalam proses
produksi, selanjutnya bahan baku yang dikatakan lolos pemeriksaan disimpan
digudang dan siap untuk proses produksi.
2. Pengendalian pada kualitas proses produksi (process)
Pengendalian
kualitas pada process dalam sistem produksi merupakan pengendalian kualitas
terhadap proses produksi yang terdiri dari proses pemotongan (cutting) dan
proses aminasi (laminated). Kualitas kedua proses produksi ini merupakan salah
satu faktor utama yang mempengaruhi kualitas hasil produk yang dihasilkan.
Apabila proses pemotongan dan laminasi yang dilakukan memiliki kualitas yg
kurang baik atau tidak memenuhi standar maka barang yg dihasilkan akan memiliki
kualitas yg kurang baik juga, bahkan termasuk kategori produk cacat yang tidak
dapat digunakan/dipasarkan. Pengendalian
kualitas proses produksi ini dilakukan setelah prose pemotongan dan proses
laminasi saja. Jadi dalam setiap tahapan proses diartikan berjalan seperti
biasa dan bila terdapat mesin yang rusak pada saat proses produksi maka baru
dilakukan pengecekkan. Agar didalam proses produksi tidak menimbulkan produk
cacat. Apabila ditemukan penyimpangan didalam proses penngemasan, maka karyawan
atau operator yg bertanggung jawab terhadap penyimpangan tersebut segera
melaporkan kepada manajer produksi. Bahan baku yang
masuk ke proses produksi, sebelum dilakukan pemotongan terlebih dahulu
dilakukan pelumasan dies (cetakan) pada Machine Robotic. Kemudian operator
mesin, memasukkan bahan baku pada mesin pemotong ini dilakukan dengan memeriksa
kualitas hasil pemotongan. Apabila
kualitas hasil pemotongan tidak sesuai dengan ukuran yg ditetapkan, kemudian
dilakukan reproses menjadi bahan baku untuk ukuran produk yg lebih kecil. Namun
apabila kualitas hasil pemotongan sudah sesuai dengan ukuran yg ditetapkan,
kemudian dilakukan proses laminated atau pembentukan tepian (penyatuan
cetakan). Pengendaian kualitas pada proses produksi dilakukan pula setelah
proses laminated dilakukan. Apabila kualitas hasil laminated tidak baik, maka
dilakukan reproses dengan melakukan laminated /penyatuan cetakan
ulang.
3. Pengendalian pada kualitas hasil produk (output)
Pengendalian
kualitas hasil produksi ini dilakukan melalui kegiatan Inspection (pemeriksaan)
yg dilakukan secara fisik yaitu mengenai penyambungan permukaan meja dengan
kaki meja serta dalam hal pengemasan produk akhir. Berikut ini merupakan
beberapa cara yg dilakukan oleh PT. Herdex Sejahtera dalam rangka melakukan
pengendalian kualitas terhadap produk jadi, antara lain :
ü Apabila hasil produksi terhadap produk cacat, dengan
tingkat kecacatan yang tinggi maka produk tersebut akan dibuang.
ü Apabila tingkat kecacatan pada produk dapat diatasi maka
dilakukan perbaikan sesuai dengan cacatnya.
ü Setiap produk yg telah lulus pemeriksaan, akan dikumpulkan
digudang untuk kemudian dikirimkan ke konsumen.
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar