PROSES PERENCANAAN

TULISAN  2

PROSES PERENCANAAN 

 

Pengertian Perencanaan

Sebelum manager dapat mengorganisasi, mengarahkan atau mengawasi, mereka harus membuat rencana-rencana yang memberikan tujuan dan arah organisasi. Dalam perencanaan, manager memutuskan “apa yg harus dilakukan, kpn melakukannya, bagaimana melakukannya”. Jadi Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yg baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yg akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan yg diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.

          Perencanaan adalah suatu proses yg tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan, rencana harus di implementasikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap berguna. “ perencanaan kembali” terkadang dapat menjadi faktor kunci pencapaiaan sukses akhir. Oleh karena itu perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan fleksibilitas, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin.

Tahap Dasar Perencanaan

Tahap 1 : Menetapkan Tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan yg jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya^^ secara tidak efektif.

Tahap 2 : Merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yg hendak dicapai/ sumber daya2 yg tersedia untuk pencapaiaan tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yg akan datang. Hanya seteah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik yg didapatkan melalui omunikasi dlm organisasi.

Tahap 3 : Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan internal dan eksternal yg dapat membantu organisasi mencapai tujuannnya, atau yg mungkin menimbulkan masalah. Wlaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yg mungkin terjadi diwaktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.

Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaiaan kegiatan untuk pencapaiaan tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meiputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaiaan tujuan, penilaiaan aternatif^^ tersebut dan pemilihan alternatif terbaik diantara berbagai alternatif yg ada. 

Manfaat Perencanaan

1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

2. Membantu dlm kristalisasi penyesuaiaan pada masalah utama.

3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

4. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat.

5. Memberikan cara pemberiaan perintah untuk beroperasi.

6. Memudahkan dlm melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi.

7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.

8.Meminimumkan pekerjaan yg tidak pasti dan

9. Menghemat waktu,usaha dan dana.

Kelemahan Perencanaan

1.    Pekerjaan yg tercakup dlm perencanaan mungkin berlebihan dlm kontribusi nyata.

2.    Perencanaan mungkin cendrung menunda kegiatan.

3.    Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen berinisiatif dan berinovasi.

4.  Terkadang hasil yg paing baik didapatkan oleh penyelesaiaan situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi dan

5.    Ada rencana-rencana yg diikuti cara-cara yg tidak konsisten.

PERENCANAAN STRATEGIK DAN PERENCANAAN OPERASIONAL

Perencanaan strategik (strategic panning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi,; penentuan strategi, kebijaksanaan dan program strategik yg diperlukan untuk tujuan tersebut, dan penetappan metoda yg diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan. Secara lebih ringkas perencanaan strategik merupakan proses perencanaan jangka panjang yg disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi. Ada tiga alasan yg menunjukkan pentingnya perencanaan strategik. Pertama, perencanaan strategik memberikan kerangka dasar dalam mana semua bentuk perencanaan lainnya harus diambil. Kedua, pemahaman terhadap perencanaan strategik akan mempermudah pemahaman bentuk perencanaan lainnya. Ketiga, perencanaan strategik sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilaiaan kegiatan manajer dan organisasi.

Perencanaan strategik tidak hanya merupakan kegiatan perencanaan suatu organisasi, tetapi perencanaan strategik lebih merupakan salah satu peranan manajemen yg paling kritis. Sedangkan perencanaan yg dilakukan pada tingkatan bawah disebut perencanaan operasioal (operasional planning) , yg memusatkan perhatiaannya pada operasi-operasi sekarang dan terutama berkenaan dengan efisiensi, bukan efektivitas. Perbedaan pokok antara perencanaan strategik dan operasional dapat diringkas pada tabel dibawah ini : 

Perncanaan Strategik Versus Perencanaan Operasional
Keterangan	Perencanaan Operasional	Perencanaan Strategik
Pusat Bahasan	Masalah-masalah pengoperasian	Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang
Sasaran	Laba Sekarang	Laba diwaktu yg akan datang
Batasan	Lingkungan sumber daya sekarang	Lingkungan sumbr daya waktu yg akan datang
Hasil yg diperoleh	Efisiensi dan stabilitas	Pengembangan potensi mendatang
Informasi	Dunia Bisnis Sekarang	Kesempatan diwaktu yg akan datang
Organisasi Kepemimpinan	Birokrasi/ stabil konservatif	Kewiraswastaan/ fleksibel mengilhami perubahan radikal
Pemecahan masalah	Berdassarkan pengalaman masa lalu. Risiko rendah.	Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru. Risiko tinggi

  

  Daftar Pustaka : T. Hani Handoko, Manajemen, BPFE - Yogyakarta, 1984.